E-posthantering:

- Procedur

-- Om kortare än ett par minuter; åtgärda genast.

-- Lägg i >Uppföljning eller

-- Lägg i >Väntar eller

-- Arkivera

1. -Märkning av brev som kommer direkt till mig, antagligen viktigare brev. Finns funktion i Google Apps och filter i e-postprogram kan imitera beteendet.
   
   

2. -Söka fram brev, Google Apps har en bra sökfunktion om man använder kategorier och status på breven/chatten man söker efter. Thunderbird och Apple Mail verkar också ha bra sökfunktioner.
   
   

3. -Använd en e-postklient med så mycket kortkommandon som möjligt. Google Apps har många och kan användas tillsammans med egen e-postserver. Man behöver alltså inte ha sina brev hos bara Google. Det krävs dock att man har breven både på egna servern och Googles.
   
   

4. -Få extra etiketter/kataloger för e-brev. Just nu klarar jag mig bra med >Uppföljning, >Väntar, Intresse, Kundtjänst, Listor, Unixalike, Resten. Jag funderar dock på om jag inte kunde kasta bort Unixalike och bryta ut en Kvitton ur Kundtjänst.
   

Sammanhangsberoende att-göralistor:

1. -En handfull listor namngivna efter sammanhang, till exempel @Datorn, @Telefon, @Annika, @Småstund.
   
   

2. -Alltid bryta ned uppgifter till små uppgifter som går att göra och bocka av -> tillfredsställelse oftare och lättare att få något gjort.
   
   

3. -Ta inte med framtida projekt. Dessa ska förvaras på annan plats till de kan brytas ned i mindre uppgifter. Dessa kan man skriva ned sorterade på månadsprojekt, årsprojekt och femårsprojekt.
   

Rutiner:

- Dagliga

- Veckovis

1. -Månadsvis
   
   

2. -Använd virtuella skrivbord, finns inbyggt i OS X och GNOME, KDE med flera miljöer till Linux, och arrangera fönster för olika sammanhang på olika virtuella skrivbord.
   
   

3. -Arrangera programfönster. Har ditt terminalprogram möjlighet att spara en fönstergrupp så experimentera lite med vad du behöver för storlekar på fönster och spara sedan dessa som en grupp som sedan kan öppnas med en enda handling och likadant varje gång, kanske till och med automatiskt när du loggar in. Jag har ett långt fönster från toppen av skärmen till botten som är 80 tecken brett. Då får det plats en spalt till med 80 tecken breda fönster. Där har jag ett som går från toppen och nästan ända ned och under det har jag ett litet fönster som jag bara använder för att starta program och processer som jag inte ska titta på. De kanske ska gå i bakgrunden eller är ett grafiskt program.
   
   

4. -Ta din första arbetstimme som en fokustimme då du gör något som behöver göras. kolla absolut inte e-posten. Att gå på scrummöte eller liknande är dock tillåtet men sätt dig då sedan och gör något innan störmomenten hinner drälla in. Är man morgontidig eller sitter på ett färdmedel där det går att jobba så gör man detta till och med innan scrummötet.
   

Anteckningar:

- Punklista med olika punkter beroende på vad för typ av information eller handling det är:

[ ] Göra (kryssruta)

( ) Delegera (ring att kryssa i)

* Fakta

? Kolla upp

Kalenderhantering:

1. -Prenumerera på intressanta kalendrar, till exmepel din partners eller vissa kollegors och låt vissa andra prenumerera på din(a). Det kan vara idé att ha en arbetskalender och en privat för att kunna ha olika sektretessinställningar.
   
   

2. -Använd en klient med många kortkommandon, till exempel Google Apps.
   
   

- Gör inbjudningar till händelser för att göra andra uppmärksamma på saker som rör fler än dig själv och för att få reda på om det passar dem så som du tänkt. Google Apps har möjlighet till utförliga kommentarer och koppling till Google Apps om man skriver in var händelsen ska vara någonstans.

Filhantering

1. -Använd Dropbox, liknande tjänst eller bygg en egen synkronisering av filer mellan olika datorer. Själv har jag två datorer jag ofta är vid och en som bara tar emot en säkerhetskopia. Dropbox har även ett webbgränssnitt och möjlighet att dela filer. Foton kan fås i webbgallerier.
   
   

2. -Bo i din synkroniserade mapp (storleksbegränsningar kan dock kräva att väldigt temporära nedleddningar (till exempel program som ska packas upp, installeras och sedan tas bort) läggs i en mapp bredvid.
   
   

3. -Ha inte fler kataloger än sex stycken, dels blir de inte fler än att det är överskådligt, dels kan du i OS X ge var och en en färg i Finder och sedan den sjunde finderfärgen till Dropboxs två publika kataloger (Public och Photos). Linknande går rimligen att göra i andra OS också.
   
   

4. -Försök hitta en möjlighet att komma åt filerna på din mobila enhet, om du har en. Jag jobbar sällan med text på min iPod men slår ofta upp något i någon PDF eller annan textfil eller kollar någon bild.
   

Informationshantering:

1. -Googla men var skeptisk.
   
   

2. -Använd sökfunktioner i Googles sökmotor som site: eller "".
   
   

3. -Försök hitta intressanta program till din mobila enhet som kan komma åt filerna på din dator och gärna förvara dem lokalt på enheten. Plus är om du från enheten kan dela filerna med andra vid ett senare tillfälle. Två vanliga varianter jag har sett är SSH och WebDAV. En ipodapplikation jag har kan med SSH hämta och skicka filer från och till *nixsystem som Ubuntu och OS X. Flera andra har WebDAV och då kan man från datorn lägga dit filer på iPod:en eller senare hämta dem eller ge någon annan möjlighet att hämta dem. Det kräver dock trådlöst nätverkskort på de inblandade datorerna (eller att du har trådlöst nätverk som är sammankopplat med det fast nätverket som datorerna sitter på (med till exempel router eller VPN).
   

1. -Dela in ett papper i kvadranter och börja i den övre vänstra och skriv ''lätt & mycket positivt'', i övre högra ''svårt och mycket positivt'', i nedre vänstra ''lätt och lite positivt'' och i nedre högra ''svårt och lite positivt''. Skriv sedan in vad som behöver göras i de olika rutorna och gör sedan det i översta vänstra först, sedan det i övre högra, sedan det i nedre vänstra och sist det i nedre högra. Tänk dock på att ett göromåls status kan ändra med tiden. En svår supportaktivitet med liten utdelning som ligger och väntar för att viktigare saker eller lättare saker med större utdelning görs kan mycket väl få mer och mer utdelning (till exempel för att ineffektiviteten som undviks genom att fixa grejen ökar med tiden och till slut blir stor, detsamma gäller irritation kring ett göromål).
   

1. -En variant på ovanstående är att i kvadranterna från vänster, uppifrån och ned skriva; bråttom och viktigt, inte bråttom men viktigt, bråttom men inte viktigt och vare sig bråttom eller viktigt. Det som är bråttom och viktigt gör man själv och det som vare sig är bråttom eller viktigt delegerar man och med de andra två får man överväga huruvida det blir störst utdelning om man gör det själv eller om man delegerar det och det kan skilja från uppgift till uppgift.
   
   

1. -Skriv ned saker som poppar upp i huvudet. Då kan du glömma bort dem utan att de försvinner och använda den snurriga hjärnan till de få för tillfället viktigaste saker den klarar av att hantera. Trots iPod är jag väldigt kär i min moleskineanteckningsbok i fickformat. Den rymmer många sidor, ett uppslag blir hyfsat stort, den har en liten ficka längst bak, har ett band som kan hålla rätt på lite ytterligare papper (till exempel de sammanhangsberoende listorna som gärna får vara lösa för att kunna bredas ut för översikt eller kanske för någonting från diyplanner.com).
   
   

2. -Läs ''Upgrade your Life'' andra utgåvan av Gina Trapani för att finna andra varianter och hack som passar dig bättre än mina. ''Time Management for System Administrators'' är inte heller så dum. Både den och scrum/kanban/pomodoro är klart tillämpbart utanför datorbranschen där jag stött på begreppen.
   

Kommentarer? E-posta mig, illern vid illertass.se